En förening som vill söka aktivitetsbidrag för aktiviteter för barn, unga eller personer med funktionsvariation måste redovisa medlemmarnas kompletta personnummer när föreningen registrerar medlemmarnas närvaro. Här finns information om hur föreningen kan samla in och hantera medlemmarnas personnummer.
Vad krävs när vår förening samlar in och behandlar personuppgifter?
När föreningen samlar in och behandlar personuppgifter (till exempel namn, personnummer, adress) måste ni följa dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att den som registreras måste få information om detta.
För att få samla in och behandla personnummer krävs ett godkännande från den enskilde medlemmen. Det är föreningens ansvar att ta in ett sådant samtycke och att informera medlemmarna om hur ni kommer att hantera deras personnummer. För ungdom/barn som inte förstår innebörden av samtycket krävs godkännande av vårdnadshavare istället.
Hur ska samtycket utformas?
Samtycket bör vara skriftligt, antingen i pappersform eller i digital form (till exempel via mejl eller formulär på webbsida). Ni ska kunna visa att medlemmen samtyckt - spara samtycket så länge hen är aktiv i föreningen.
I samtycket ska det framgå:
• varför personnummer samlas in
• till vem personnumren kommer att lämnas vidare
• att medlemmen när som helst kan ändra sig och ta tillbaka sitt samtycke.
Det innebär att föreningen måste informera medlemmarna om att personnumren används för att söka bidrag hos Göteborgs Stad. Det är också lämpligt att medlemmarna får information om hur Göteborgs Stad hanterar personnummer (se nedan).
Idrotts- och föreningsförvaltningens behandling av personuppgifter
Det är föreningen som söker bidrag av idrotts- och föreningsförvaltningen som är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för att samtycke inhämtats från föreningens medlemmar vars personuppgifter föreningen skickar in till förvaltningen.
Idrotts- och föreningsförvaltningen kontrollerar uppgifterna för alla som söker aktivitetsbidrag genom en avstämning mot folkbokföringsregister. På så sätt säkerställs att alla medlemmar som föreningen får bidrag för existerar i verkligheten.
Personnumren används också för att ta reda på vilket primärområde i Göteborg föreningsmedlemmar är folkbokförda inom. Det gör det möjligt för förvaltningen att betala ut differentieringsbidrag.
De uppgifter som finns hos idrotts- och föreningsförvaltningen under tiden de sparas är namn, personnummer, medlemskap i förening samt närvaro på sammankomster och aktiviteter. Uppgifterna sparar inte längre än nödvändigt med hänsyn till ovanstående ändamål.
Personnumren är dolda, syns inte för handläggare i systemet, och förekommer inte i rapporter från system.
Personuppgifter lämnas inte ut till tredje part för till exempel kommersiella ändamål.
Om någon begär ut uppgifterna gör idrotts- och föreningsförvaltningen en sekretessprövning för att se om uppgifterna eller delar av dem kan lämnas ut. Alla registrerade har rätt att begära rättelse/radering av eventuellt egna felaktiga uppgifter eller skriftligen begära ett eget registerutdrag.
