Fråga: Var laddar jag upp handlingarna?
Du hittar funktionen på fliken Mina sidor . I vänstermenyn välj Medlemmar/Föreningsredovisning > Redovisa för Idrott & förening > Ladda upp årsmöteshandlingar. Tills vidare går det också bra att skicka in handlingarna per epost till kundservice@ioff.goteborg.se. Handlingarna kan också skickas per post till adressen längst ned.
Fråga: Vi har årsmöte 10 mars 2014, vi hinner inte skicka in handlingarna!
Svar: Skicka in det mest aktuella material ni har, i det här fallet blir det årsmötet 2013 som är det senaste.
Fråga: Föreningen bidragsgodkändes under 2013 och alla dokument skickades in då. Måste vi skicka in allt igen?
Svar: Nej, det är inte ett krav. Vi har alla relevanta dokument redan i vårt diarium. Men ladda gärna upp dem i e-tjänsten ändå! Och vid föreningsredovisningen, kryssa för rutan som anger att ni skickat in materialet.
Fråga: Måste handlingarna vara signerade?
Svar: Pappersoriginalen för årsmötesprotokoll och revisionsberättelse måste vara underskrivna och justerade och ska kunna visas upp vid kontroll. Kopiorna (filerna) som föreningen skickar in i e-tjänsten ska vara identiska med originalen, men det är inget krav att de är underskrivna. Detta för att föreningen skall slippa scanna dokument.
Fråga: Kan jag skicka in handlingarna per brev?
Svar: Om absolut nödvändigt. Vi rekommenderar att man använder e-tjänsten. Uppladdningen av dokumenten sker på Mina sidor/Föreningsredovisning.
Fråga: Vilka filformat tar ni emot?
Svar: Helst PDF. Även DOC, DOCX, RTF, JPG, PNG och TIF fungerar.
Fråga: Kan vi få hjälp att ladda upp filerna?
Svar: Ja, kom in till Idrott & förening på Kviberg så kan vi visa hur man gör.
Fråga: Vad menar ni med ekonomisk berättelse?
Svar: Vi menar den ekonomiska redogörelse som årsmötet godkänt. Det kan vara tex resultaträkning, balansräkning eller annan form av ekonomisk översikt.
Fråga: Vi har bara [XXX]. Duger det?
Svar: Grundkraven är att alla fyra dokumenten lämnats in, att de inte är äldre än föregående kalenderår, och att de är signerade. Skicka in det material som godkänts av årsmötet. Det är ju det enda som finns, så gör inga efterkonstruktioner. Om det är tillräckligt kan handläggaren bedöma först efter den 15 februari.
Fråga: Vår förening är inte bidragsgodkänd, men har "taxa låg" genom att vi ingår i ett förbund. Ska vi ändå lämna in material?
Svar: Nej, det är inte ett krav. Men gör det gärna ändå!
Fråga: Vi hade inget årsmöte 2013, hur gör vi då?
Svar: Då kommer ni inte att vara bidragsgodkända förrän ni haft ett årsmöte och skickat in handlingarna. Att hålla årsmöten är ett grundläggande demokratiskt krav!
Fråga: Varför kräver ni att föreningar ska skicka in årsmöteshandlingar?
Svar: För att vi ska kunna vara säkra på att kommunen betalar ut pengar och subventioner till riktiga föreningar, som är aktiva och som fungerar demokratiskt.
