Idrotts- och föreningsförvaltningen kontrollerar numera föreningars årsmöteshandlingar varje år. På så vis kan vi se till att kommunens stöd går till aktiva och demokratiskt fungerande föreningar. För att det ska gå lätt att skicka in dessa handlingar nästa år (1 jan – 25 feb 2016) rekommenderar vi att ni på kommande årsmöte följer checklistan nedan.
(Obs: Flera av nedanstående punkter hör till så kallad god föreningssed och bör redan finnas med i föreningens stadgar. I stadgarna ska det också framgå uppgifter som till exempel utlysning av årsmötet, styrelsens storlek och sammansättning, vem som ha rösträtt på årsmöte m.m.)
ÅRSMÖTESPROTOKOLL
Årsmötesprotokollet ska innehålla
- beslut om beviljad ansvarsfrihet för avgående styrelse
- beslut om medlemsavgift på minst 100 kr
- val av styrelse på minst tre ledamöter (ordförande och två ledamöter, se era stadgar)
- underskrifter av sekreterare och justerare som utsetts på mötet.
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Verksamhetsberättelsen ska visa vilka aktiviteter som föreningen haft under verksamhetsåret.
EKONOMISK REDOVISNING
Den ekonomiska redovisningen ska innehålla
- föreningens kostnader
- föreningens intäkter
- föreningens medlemsavgifter
- alla kommunala bidrag föreningen eventuellt fått
- föreningens balansräkning.
REVISIONSBERÄTTELSE
Revisionsberättelse ska vara underskriven av revisor/revisorer.
NÄR DU SKICKAR IN HANDLINGARNA
Du måste varje år, i samband med årets första bidragsansökan, skicka in ovanstående fyra dokument. Du gör det enklast direkt här i e-tjänsten, men det går också bra att skicka in per post. Se till att alla dokumenten upprättas på kommande årsmöte, så blir det enkelt att skicka in allt nästa år!
- Alla inskickade handlingar ska vara från samma årsmöte
- Årsmöteshandlingarna ska bestå av fyra separata delar (årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning och revisionsberättelse)
Om ni inte skickar in årsmöteshandlingarna årligen upphör föreningen att vara godkänd för kommunala bidrag. Det betyder att föreningen får betala en högre taxa för att hyra kommunala anläggningar och att föreningen inte kan få några bidrag från Idrott & förening.
Kontakta oss gärna om du har frågor eller behöver mer stöd i detta arbete!
